• +90 850 302 71 73
  • info@sanalofishizmetleri.com

Aylık arşivEkim 2018

Ofis Çeşitleri: Çalışma Ortamınız İçin En Uygun Ofis Türü Hangisi?

Gün geçtikte çoğalan yeni meslek grupları çalışma şekillerini, farklılaşarak çoğalan çalışma şekilleri ise ofis türlerini çeşitlendirerek birbirinden farklı ve daha işlevsel bir hale getiriyor. Artık seçenek o kadar fazla ki, siz de kolaylıkla yaptığınız işe ve ihtiyaçlarınıza uygun bir ofis ortamına sahip olabilirsiniz.

Çalışma ortamı seçiminde; birlikte çalıştığınız kişi sayısı, yapacağınız toplantılar, görüştüğünüz müşteriler gibi birçok etken nasıl bir ofise ihtiyacınız olduğunu belirleyen faktörlerdir. Yazımızın devamında ofis seçiminizde yardımcı olacak ofis çeşitlerinin neler olduğu ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.

1- Hazır Ofisler

Hazır ofis, size standart bir ofiste ihtiyacınız olacak her hizmeti ve daha fazlasını sunmak için tasarlanmış ofis çeşididir. Konum itibariyle büyük şehirlerin daha işlek olduğu plaza ve iş merkezlerinde bulunurlar. En büyük avantajları, size şirket içi ödemelerinizin dışında hiçbir masraf çıkarmamaları; ofis boy, sekreter gibi endirekt iş gücü arayışından ve tek tek fatura ödeme ve takip etme yükünden kurtarmasıdır.

Ekibinizin büyüklüğü ne kadar olursa olsun, hazır ofis sizin için her zaman en uygun çözüm olabilir. Eğer küçük bir ekibe sahipseniz  ve ekibinize uygun bir çalışma ortamı kurmak istiyorsanız, yine hazır ofisleri tercih edebilirsiniz.

Peki, ofisinizin konumunu seçtiniz ve kararınızı hazır ofisten yana kullanmaya karar verdiniz. Şimdi nasıl bir süreç sizi bekliyor?

İlk olarak size hizmet verecek olan ve anlaştığınız hazır ofis işletmesi tarafından ofisinizi aylık olarak kiralıyorsunuz; hazır ofis sistemi aylık ödemeler ile gerçekleşmektedir. Ekibinizde bulunan kişi sayısına göre ayarlanmış bir ofis alanınız oluyor. Eğer takımınızda daha fazla kişi var ama yine de ortalama bir firmaya göre sayı daha az ise; 2-3 ofis boyutunda bir ofis kiralayabilir ve ofis içi mimarisinde bölmeleri kullanmamayı tercih edebilirsiniz.

Ofis içerisinde çalışan sayısına göre masa, sandalye, dolap gibi ihtiyacınız olan malzemelerin hepsi ofisi kiraladığınız firma tarafından temin edilir. Yani ihtiyacınız olan tek şey ekibiniz, bilgisayarlarınız ve post-it’leriniz!

Hazır ofisin içerisinde sekreter, temizlik gibi hizmetler de aylık kiranızın içerisinde bulunmaktadır; bunlar için ek bir ücret ödemek zorunda değilsiniz. Üstelik tüm gün sizler için hazır bir şekilde bulunan çay ve kahve ikramlarından da yararlanabilirsiniz.

Peki ya ödemeler?

Su, doğal gaz, elektrik ve internet faturası gibi bir derdiniz de yok! Faturalarınızın hepsi hazır ofis için ödeyeceğiniz aylık kira ücretinin içerisine dahildir.

Aylık kira ödemenizin içerisine dahil olmayan ödemeleriniz; özel telefon hattınızdan yapılan görüşmeleriniz, fotokopi ve kargo hizmetleri tarafından faturalandırılan ücretlerdir.

Siz de size en uygun hazır ofis seçeneklerini görmek için Plaza Cubes hazır ofislerini inceleyebilirsiniz.

2- Sanal Ofis

Sanal ofis, daha çok home-office gibi fiziki bir ofis ortamında çalışmaya ihtiyaç duymayan danışmanlar ve girişimciler gibi profesyonel bir iş yürüten iş sahipleri için hazırlanmış özel bir ofis türüdür. En avantajlı yönü ise bu gibi çalışma şekillerinde olmayan “sabit adres”  eksikliğinin ortadan kalkmasıdır. Çünkü sanal ofis ile iş yerinizin yasal bir adresi olur. Bu ofis türü, hazır ofis gibi size özel masa, sandalye, dolap gibi malzemelerin olduğu özel bir oda imkanı sunmaz. Ama aynı zamanda sizi ofis ortamının sorumluluklarından uzaklaştırarak sadece işinize ve müşterilerinize odaklanmanızı sağlar.

İş adresinizin sabit bir yerde gösterilmesinin sizin için nasıl bir pozitif karşılığı olur?

Sanal ofis ile sabit bir adresinizin olması, müşterileriniz ile özel görüşmelerinizin ve toplantılarınızın profesyonel bir ofis ortamında gerçekleşmesini mümkün kılar. Müşteri toplantılarınızın yanı sıra adresinizi, kargolarınızın karşılanması için de kullanabilirsiniz.

Sanal ofis kullananlar, lounge alanında bulunan çay, kahve gibi ikramlardan da diledikleri gibi faydalanabilirler.

Detaylı bilgi için sanal ofisler sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

3- Coworking Çalışma Alanı

Coworking çalışma alanları, bir yandan son zamanlarda oldukça popüler olmaya başlayan bir ofis türü olmasıyla beraber bir yandan da hala ciddi bir kesim tarafından tam olarak bilinmemektedir. Belki sizin de ihtiyacınız olan çalışma ortamı, coworking olarak adlandırılan bir ortamdır fakat henüz ne olduğunu tam olarak bilemiyor olabilirsiniz, çok normal.

Öyleyse Coworking nedir?

Coworking, genelde girişimcilerin, startup’ların ve freelance çalışanların bir arada oldukları ve ortaklaşa kullandıkları bir ofis çeşididir. Her ne kadar çoğunlukta olsalar da farklı sektörlerden çalışanları ve freelancer’ları bir arada görebilirsiniz.

Coworking ortamının en güzel yanı, bir arada çalışanların birbirlerine ilham kaynağı olmaları ve aynı zamanda birbirlerini motive etmeleri olarak söyleniyor.

Coworking çalışma alanı, güvenilir bir iş adresi sunmakla kalmayıp, adresinize gelen önemli iş evraklarınızın size ulaştırılmasını da mümkün kılıyor. İşiniz için önemli olan fakslarınızın taranır ve e-mail adresinize gönderilir.

Peki ya toplantınız olursa?

Toplantınızı da coworking çalışma alanınızda gerçekleştirebilirsiniz. Plaza Cubes, coworking alanından faydalananlara ayda 1 saat toplantı odası hizmeti vermektedir ve bu hizmetin içerisinde LCD monitör ve projeksiyon kullanımı dahildir. Bununla birlikte dilediğiniz gibi lounge alanını kullanabilir; çay, kahve imkanlarından sınırsız bir şekilde faydalanabilirsiniz.

Siz de “Coworking çalışma alanı tam da benim aradığım şeydi!” diyorsanız Plaza Cubes coworking çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.

4- Sabit Masa

Sabit masa, paylaşımlı ofis içerisinde bulunan ve size kendi özel alanınızı sunan bir ofis içi çalışma şeklidir.

Sabit masa çalışma alanını daha kolay anlayabilmek için bir okul içerisindeki sınıfı düşünebilirsiniz. Nasıl sınıfa girdiğinizde diğer arkadaşlarınızla o ortamı paylaşıyor fakat sıranız size özel oluyorsa; sabit masa alanında da herkesin bulunduğu paylaşımlı bir ofis içerisinde masanız size özel oluyor.

Çalışma ortamı için sabit masa düzenini tercih edenler, genelde kafe ortamında çalışıp, oraların sesinden ve yoğunluğundan rahatsız olanlar; home-office çalışanlar ya da her gün giriş çıkış saati olan sabit ofis ortamından sıkılan kitlelerdir. Böylece kendi özel masanızda sessiz ve daha profesyonel bir alanda işlerinizi daha düzenli ilerletebiliyorsunuz.

Her gün masanızın üzerindeki özel eşyaları çantanızda götürüp getirecek misiniz?

Hayır, sabit masanız olduğunda size özel kilitli masanız ve dolabınız da olur. Üstelik ofis girişlerinde özel güvenlik ve herkesin giriş çıkışı için kullanması zorunlu olan özel kart okumalı giriş sistemi bulunmaktadır. Dolayısıyla eşyalarınızı güvenle masanızın çekmecesinde ya da dolabınızda bırakabilirsiniz.

Ayrıca çay, kahve gibi ikramlardan dilediğiniz kadar yararlanabilirsiniz.

Siz de sabit masanızı kiralamak istiyorsanız Plaza Cubes sabit masa hizmetini inceleyebilirsiniz.

5- Toplantı Odaları

İşiniz hangi sektör ile bağlantılı olursa olsun; en küçük müşteriden en büyüğüne kadar hepsiyle özel olarak görüştüğünüz ve profesyonel konular üzerine uzlaştığınız toplantılar düzenlersiniz. Çalışma ortamınız kafede ya da evde olabilir; belki de sürekli yurt dışına seyahat ettiğiniz için ofis ortamınız yoktur. Sabit bir ofisiniz olmamasına rağmen toplantılarınızı organize edebileceğinizi ve toplantı gününüz için özel toplantı odası kiralayabileceğinizi biliyor muydunuz?

Öyleyse toplantı odası nasıl olmalı?

Toplantı odası, öncelikle müşterileriniz ile gerçekleştirdiğiniz görüşmelerin birebir ve sadece siz ve müşterinize özel olarak gerçekleştiği bir ortamda olmalıdır. Toplantı odası kiralama eylemi de bu işin temelini oluşturmaktadır.

Toplantı salonu malzemeleri içerisinde projeksiyon, masa, sandalye gibi malzemeler bulunmaktadır. Ayrıca birçok toplantı odaları, prestiji yüksek plazalarda bulunmaktadır ve böylece müşterileriniz karşısında işinizi ne kadar ciddiye aldığınızı da gösterebilirsiniz.

Toplantı odanızı kiralamak Plaza Cubes web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

6- Bonus: Cankurtaran “Disaster Recovery” Nedir?

Siz ne kadar işinizi önemsiyorsanız, Plaza Cubes da bir o kadar sizin yaptığınız işleri ve onların sürekliliğini önemsiyor ve destekliyor. Bu nedenle ofis çalışanlarının kara gün dostu olan Disaster Recovery’i hizmete sunuyor.

Disaster Recovery mantığı; “işinizin devamlılığına, ofisinizin çalışılabilir durumunun engel olmaması” üzerine kuruludur. Cümle ilk başta biraz enteresan duruyor olabilir; haklısınız.

Şöyle ki ofisinizi su basması, orada yangın çıkması ya da olmaz demeyin çatısının çökmesi gibi bir çok “İmdat!” anında, Plaza Cubes yapımı olan Disaster Recovery, imdatınıza yetişiyor.

Disaster Recovery nasıl çalışıyor?

Az önce okuduğunuz gibi nedenlerden dolayı ofisinizi kullanamama durumunuzda, bütün Plaza Cubes lokasyonlarında geçici ofis kiralayabiliyorsunuz. İstanbul Avrupa ve Asya yakasında, önceden 3 ofis belirliyorsunuz ve seçtikleriniz arasından birinde çalışmaya başlayabiliyorsunuz.

Disaster Recovery sisteminde, iş devamını garantiye alan iki farklı paket bulunmaktadır. Sizin için en uygun olanına aşağıdaki listeyi inceleyerek karar verebilirsiniz.

Disaster Recovery ile ilgili daha fazla bilgi almak ya da bu hizmetten yararlanmak için Plaza Cubes Disaster Recovery sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

7- Kendi Ofisini Kendin Yarat

Anlatacağımız ofis şekli, aslında yeni yeni günümüz trendlerine ve ihtiyaçlarına göre şekillenen ofis türlerinin başladığı noktaya geliyor; her şeyi ile kendinizin ilgilendiği ofis şekli.

Yeni ve trend olan iş yerlerine kıyasla sizi daha çok uğraştıran ve daha fazla maddi yükü olan fakat bir yandan da ofis tasarımından, lokasyonuna kadar birçok seçeneği sizin istediğinize, zevklerinize göre seçip ayarladığınız ofistir.

Önce lokasyon seçmekten başlayarak, ofis büyüklüğüne; ofis malzemelerinin marka ve kalitelerinden ihtiyacınız olan kargo, sekreter, mutfak ve tuvalet hizmetine; fatura ödemelerinden toplantı odası gibi ek maliyet gerektirecek ofis büyüklüğüne kadar her şeyin ayarlanması sizin elinizdedir.

8- Esnek Ofis

“Kendi cihazını getir!” mantığı ile çalışan hatta sonuçlarından oldukça verim alınan bir ofis türüdür. Kendi içerisinde tam olarak somutlaştırılamasa da bireylerin kendi çalışma şekillerine verdikleri isimden gelmektedir. Yani işi olan fakat çalışacak bir ofisi olmayan herkes için geçerlidir.

Herkesin kendi işi ile ilgili bilgisayarını, ajandasını alıp; bireysel olarak çalışabileceği bir ofis ortamıdır.

Bu çalışma şekli sizin tercihinize göre kafe, kütüphane ya da coworking çalışma alanlarında gerçekleştirilebilir.

9- Açık Ofis Çalışma Alanları

Açık ofis, artık giderek yaygınlaşan ve her firmanın tercih etmeye yoğunlukla başladığı bir ofis türüdür. Bu alanda, hiyerarşik bölünmeler olmaksızın şirketin yöneticisinden stajyerine kadar herkes aynı oda içerisinde çalışmaktadır.

Duvarlar yoktur, kapalı kapı arkaları ise hikaye olmuştur. Dolayısıyla herkes, herkesi çalışırken görebilir ve duyabilir bu alanlarda.

Açık ofis, iş ekibini daha yakın hale getirerek birbirleri ile olan iletişimlerini ve iş ilerleyişini kolaylaştırıyor. Ama duvarların ve kapıların olmadığı böyle çalışma alanlarında da dikkat edilmesi gereken birçok faktör bulunuyor.

Özel telefon görüşmelerinizin sessizce gerçekleşmesi bir yana telefonunuzun sesini de kapatmanız gerekiyor. Müziğinizi, kulaklıkla dahi dinleseniz bile ses seviyesini düşürmeniz gerekiyor çünkü bir metre ilerinizde işine konsantre olmuş diğer takım arkadaşınız bulunuyor. Arkadaşlarınızla masadan masaya konuşmak yerine ofis içi yazışma programlarını tercih etmelisiniz. Ayrıca sipariş verdiğiniz yemeğe dikkat! Yemeğinizin içinde soğan, sarımsak gibi yoğun kokuları tercih etmeniz durumunuzda ofisi paylaşan diğer arkadaşlarınız rahatsız olabilir.

10- Home-Office: “Evim Gibisi Yok!” Diyen Herkes İçin

Neredeyse herkesin istediği fakat sadece freelance çalışanların ya da firma iş anlaşması bu şekilde olanların sahip olduğu en konforlu çalışma ortamlarından biri diyebiliriz.

“Yarın pazartesi, trafik çok olur.” derdi olmaksızın ertesi gün ne giyeceğinizi bile düşünmenize gerek yoktur. Firma iş sözleşmesi dolayısıyla home-office çalışıyor olsanız bile, kendi işinizin patronu olmasanız da kendi çalışma alanınızın patronu olursunuz. Üstelik yol masrafınız sizi kara kara düşündüren bir etken olmaya çok uzaktır.

Çay, kahve, kahvaltı, öğle yemeği, atıştırmalıklar… Hepsi sizin ne zaman, ne yemek istediğinize bağlıdır.

İyi çalışmalar!

Coworking Alanlarında Kişisel Bilgiler Nasıl Korunur?

Coworking çalışma alanları, birbirinden farklı şirketlerin ya da bağımsız çalışanların daha çok tercih ettiği, namıdiğer  “coworking spaces” olarak da adlandırılan çalışma alanlarına verilen isimdir.

Kafe ya da ev ortamında çalışmak isteyen fakat bu ortamlarda yeterince konsantre olamayanların daha çok tercih ettiği coworking çalışma alanları, üyeleri için fikir alışverişi sağlayabilecekleri, network’lerini geliştirebilecekleri bir alan olarak da görülüyor.

Günümüzde oldukça sık tercih edilmeye başlayan bu paylaşımlı ofisler, bir yandan kullanıcılarına daha verimli bir ortam sağlarken, bir yandan da düşük maliyetli olmalarıyla daha çok tercih ediliyorlar.

Eğer siz de coworking çalışma alanlarından birinde çalışıyorsanız, ufak bir ihtimal dahi olsa kötü niyetli yazılımların, yazılımcıların ya da hacker’ların potansiyel avına denk gelebilirsiniz. Bu tarz problemleri yaşamamanız adına, birkaç önerimiz olacak…

Veri Gizliliği İhlali: Riskler Neler?

Birçok coworking alanı, hem ofis gruplarına (her şirket için ayrı bir bağlantı) özel internet erişimi, hem de paylaşımlı masalarda her bir üye için özel internet erişimi (konuk internet erişimi) sağlamakta.

Coworking çalışma alanlarının tercih edilme sebeplerinden biri olan şifre ile korunan ücretsiz internet bağlantılarının yanı sıra “şifresiz” bağlantılara (konuk erişimlere) denk gelebilirsiniz. Eğer bu bağlantılar web güvenlik ekibi tarafından kontrol edilmiyorsa, içinde bulunduğumuz ve siber atakların giderek çoğaldığı dijital dünyada, bu tarz bağlantıları kullanmanız sebebiyle veri gizliliğiniz ihlal edilebilir.

Veri Gizliliği İhlali Nasıl Gerçekleşir?

Hacker’ların, bilgisayarınıza ve dolayısıyla önemli verilerinize ulaşabilmelerinin birçok yolu var. Herkesin erişimine açık olan bir ortak ağa bağlandıktan sonra hâlâ dosya paylaşımına devam ediyorsanız, evinizin anahtarını hırsıza teslim etmiş kadar, hacker’ları da kişisel bilgisayarınıza davet etmiş olabilirsiniz.

Ya da herhangi bir hacker’ın, sırf ofis internet erişimine giden trafiği engellemek için oluşturduğu sahte internet erişimine bağlanabilirsiniz. Sanıyoruz ki böyle bir duruma denk gelmeniz, evinizin anahtarı yerine, direkt evinizin tapusunu hırsıza kendi ellerinizle vermeniz ile açıklanabilir.

Hacker’ların habitatı olarak bilinen “sniffing” yani koklamak isimli yöntem ise şifreleri ya da ağ yetkisini ele geçirmek için kullanılabiliyor.

Kişisel Bilgiler Nasıl Korunur?

Coworking hizmeti aldığınız şirketin hangi güvenlik önlemlerini uyguladığını öğrendikten sonra, bir de kendiniz emin olmak istiyorsanız aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1- İşletim sistemini, web tarayıcıları ve diğer uygulamaları güncelleyin.

2- Otomatik bağlanan Wi-Fi bağlantılarını pasif duruma getirin, ya da bağlantı bilgilerini silin.

3- Coworking internet ağına bağlanırken, ortak ağ yapılandırmasını kullanın. Böylece dosya ve klasör paylaşımınız devre dışı kalır.

4- Güvenlik duvarları, ağ etkinlik monitörleri ve anti-virüs gibi yazılım programlarını kullanın.

5- Güçlü ve tahmin edilmesi zor parolalar oluşturun ve aynı zamanda iş açısından kritik hesaplarınızda iki adımlı kimlik doğrulamayı etkinleştirin.

6- Kimin etrafınızda, ne niyetle dolandığınızı bilemeyeceğinizden, cihazlarınızı çokta yalnız bırakmayın.

Eğer listelediklerimiz sizin için uygun fakat daha güvenli net bir yöntem arıyorsanız, VPN kullanmayı deneyebilirsiniz. VPN kullanırken, farklı bir IP adresi üzerinden internete bağlanırsınız ve bağlantınız şifrelenerek kimliğinizin bulunması engellenir.

Sanal Ofisler Hakkında Bilmeniz Gereken 8 Detay

Bugüne kadar sanal ofis ile ilgili birçok haber okuduğunuzu tahmin edebiliyoruz. Zaten insan ofisini seçerken mutlaka araştırıyor, araştırıyor, daha fazla araştırıyor ve o konuda kısmen uzman haline geliyor…

Sanal ofisi tercih ediyor olmanızın tek nedeni, müşterilerinize ya da işinizle ilgili evrak işlerinde gösterebileceğiniz bir  “adresinizin” olması olabilir mi?

Yani en azından tercih etme sebebinizin %90’ını bu sebep oluşturuyor olabilir.

Ama bir saniye…

Sanal ofisle ilgili bilmeniz gereken daha birçok özellik var!

Ama önce, “o bildiğiniz adreslerden farklı olan adresi” açıklayarak başlayalım.

1. İşinizin Adresi, Aynı Zamanda Yaptığınız İşin Ne Kadar Ciddi Olduğunun da Göstergesidir

Evde ya da mobil bir ortamda çalışmanıza rağmen yine de bir iş adresinizin olması gerekir. İnternet tarafından her şeyin çok kolay iletilebildiği teknoloji çağında, herkes kağıtsız kalmaya çalışırken hâlâ fiziksel postalar aldığımızı unutmamak lazım.

İş adresiniz, aslında sadece ofisinizin bulunduğu ve postalarınızın gönderildiği adresin çok daha ötesinde.

Müşteri olduğunuzu ya da iş sahibi olduğunuzu farz edin, hiç fark etmez, karşı tarafta iletişime geçeceğiniz adresin, ev adresi olmasını mı yoksa kurumsal bir adres olmasını mı tercih ederdiniz? Hangisi sizin için daha güvenilir olurdu?

Müşterilerinizin, sizi,  gece var olup, gündüz kaybolan bir şirket olarak görmemesi için şirket adresinizin kurumsal bir lokasyonda olmasını isteyeceğinizden eminiz.

Elbette sanal ofis kullananlar da fiziksel bir çalışma alanına, ofise veya toplantı alanına ihtiyaç duyabilir. İhtiyaç duyduğunuz anlarda bu gibi hizmetlerden de faydalanabilirsiniz.

Siz de “sürpriz ziyaret” seven müşterilere sahipseniz, sanal ofis türü, sizin için faydalı olabilir. Lobide, isminize gelen paketler için imza atabilen, sizin adınıza bilgi sağlayan ya da ziyaretçilerinize ofiste olmadığınızı bildiren profesyonel bir resepsiyon ekibine sahip olabilirsiniz.

İstanbul, Ankara gibi büyük şehirlerin hemen hemen her yerinde, sanal ofis konumları için birçok seçenek bulunuyor. Sanal ofis, adres ediniminden başlayan ve fiyatları diğer ofis türlerine göre daha makul bir ofis türü olduğu için sahip olmak oldukça kolay. Eğer sizin de böyle bir ofise ihtiyacınız varsa, Plaza Cubes lokasyonlarından sizin için en uygun sanal ofis konumunu bulabilir ve teklif formunu doldurarak, bilgi alabilirsiniz.

2. Daha Resmi Bir Telefon Numarasına Sahip Olmak Hiç Fena Olmazdı, Değil mi?

Çok basit gibi görünse de, yeni müşterilerin cep telefonu yerine alan koduna sahip bir telefon numarasıyla iletişime geçmeyi tercih ettiklerini biliyor muydunuz?

Alan koduna sahip olan bir telefon numarası, diğer insanların, şirketinizin istikrarını ve ömrünü nasıl algıladığında  önemli bir rol oynayabilir.

3. Birden Fazla Lokasyon Seçeneği!

Eğer siz de şehir dışı müşteri ziyaretleri ya da toplantıları gerçekleştiren bir iş sahibiyseniz, anlaşmalı olduğunuz sanal ofis şirketinin diğer şehir lokasyonlarında bulunan ofislerinde toplantılarınızı gerçekleştirebilir, görüşmelerinizi yapabilirsiniz.

Örneğin; Plaza Cubes, İstanbul sanal ofis müşterilerinin toplantılarını Ankara‘da bulunan ofislerinde gerçekleştirmelerine olanak sağlıyor. Aynı şekilde sanal ofisi İstanbul Anadolu lokasyonlarının birinde olup, Avrupa ofislerinden birinde ya da Ankara’da olup İstanbul’da toplantılarını gerçekleştirmek durumunda olanlar için de geçerli!

Kafe ya da otel gibi ortamlarda görüşmelerinizi gerçekleştirmek çokta profesyonel olmayabilirdi, değil mi?

4. Ekstra Aidatları ve Diğer Sonu Gelmeyen Ekstraları Hiç Düşündünüz mü?

Sanal ofis değil, hatta hazır ofis hiç değil… Ofisinizi normal şartlarda, yani bir apartman dairesinden ya da görkemli plazalardan birinde kiraladığınızı düşünün…

Çaysız ya da kahvesiz bir ofis olur mu? Elbette olmaz.

Çay, kahve ya da küçük yiyecek ikramları gibi minik detaylar aslında uzun vadede şirketiniz için ekstra bir ödeme olacaktır. Fakat sanal ofisiniz var ise (aynı şekilde hazır ofis hizmetinde de bunu bulabilirsiniz; detaylı bilgi için “Ofis Çeşitleri” yazımıza bakabilirsiniz) bu tarz ikramlar, zaten ödediğiniz kira anlaşmasının içine dahildir.

Aynı durum fotokopi, internet ücretleri gibi durumlarda da geçerlidir. Bazı şirketler, bu faktörleri kira içerisine dahil ederken, bazıları etmeyebilir.

5. Sözleşmeniz Bittiğinde Ne Oluyor?

Sanal ofis sözleşmeniz bittiğinde, bir alt pakete geçebilir (Co-Working gibi), yine postalarınızın karşılanabileceği bir adrese sahip olabilirsiniz.

6. Seçenekler Çoğalsa da Sizin İçin En İyisine, En Başta Karar Vermek Daha Doğru Olabilir

Günden güne gelişen ve değişen sanal ofis hizmetleri, giderek şehir seçeneklerini artırıyor. Şehir seçenekleri arttıkça, sanal ofis kullanmayı tercih eden şirketlerin sayısı da artıyor.

Sürekli bir adres değişikliğine gitmektense, sanal ofis lokasyonunuzu seçerken işiniz için en iyi konumu seçtiğinizden emin olmanızda fayda var!

7. Network’ünü Geliştirenler, Büyütenler… Hepsi Bir Arada!

Paylaşımlı bir ofis alanında çalışmanın en güçlü yanlarından bir diğeri de, birbiriyle çok benzeyen şahısların ya da şirketlerin bir arada olmasıdır.

Sanal ofis hizmetine sahip olarak yararlanabileceğiniz lounge alanında çalışma ile benzer işlerde çalışan insanlarla bir araya gelmeniz oldukça kolay!

Bugün yaptığınız bilgi alışverişiyle belki de yarın çok büyük adımlar atabilirsiniz.

8. Bilgi Paylaşımına Açık Olun, Sorun, Soruşturun!

Sanal ofis hizmetinden yararlanmak istediğinize karar verip, ofisinizin konumundan emin olmaya çalışıyorsanız, hizmeti alacağınız şirketin içerisinde aynı hizmeti hangi firmaların aldığını araştırıp, öğrenebilirsiniz.

Özetlemek gerekirse, sanal ofis hizmeti ile birlikte birçok imkan sunulmakta. Bu yüzden, sizin için en uygun ve ilk olarak atılması gereken adım, işletmeniz için hangi hizmetin daha önemli olduğuna karar vermek.

Sanal ofisler nasıl kurulur, hizmete neler dahildir gibi daha detaylı bilgi için sanal ofisler sayfamızı ziyaret edebilir, ücretleri hakkında detaylı bilgi için teklif formu doldurabilirsiniz.

Sanal Ofis Mi Hazır Ofis Mi?

Günümüz modern dünyasında esneklik en önemli unsurlardandır. İşinize ve bütçenize göre uygun çalışma ortamını seçmek işinizin geleceğini önemli ölçüde etkileyecektir. Birçok küçük işletme ve yatırımcı gerek ekonomik gerek zamansal nedenlerden geleneksel ofisler yerine hazır ve sanal ofis çözümlerine yöneliyorlar. Ancak hangisi işletmeniz için daha uygun? Hazır ofis sanal ofis seçiminde nelere dikkat etmelisiniz? Hazır ofisin de sanal ofisin de kendine özgü avantajları var. Ancak karar vermeden önce şirket ihtiyaçlarınızı ve ofis tiplerinin özelliklerini iyi anlamakta fayda var.

Sanal Ofis Nedir? Hazır Ofis Nedir?

Sanal ofis, işiniz için sabit bir adres verebileceğiniz, kargolarınızın karşılandığı ve müşterileri toplantılarınızı gerçekleştirebileceğiniz ancak çalışma alanınızın (masa, koltuk vb.) olmadığı bir ofis çözümüdür. Hazır ofis ise, sadece bilgisayarınızı getirip çalışmaya başlayabileceğiniz, mobilyasından internet bağlantısına, çay-kahveden sekreterlik hizmetine kadar tamamen oturulup çalışmaya hazır olan ofis sistemidir.

Sanal Ofisi Kimler Tercih Etmeli

Günümüz modern dünyasında esneklik en önemli unsurlardandır. İşinize ve bütçenize göre uygun çalışma ortamını seçmek işinizin geleceğini önemli ölçüde etkileyecektir. Birçok küçük işletme ve yatırımcı gerek ekonomik gerek zamansal nedenlerden geleneksel ofisler yerine hazır ve sanal ofis çözümlerine yöneliyorlar. Ancak hangisi işletmeniz için daha uygun? Hazır ofis sanal ofis seçiminde nelere dikkat etmelisiniz? Hazır ofisin de sanal ofisin de kendine özgü avantajları var. Ancak karar vermeden önce şirket ihtiyaçlarınızı ve ofis tiplerinin özelliklerini iyi anlamakta fayda var.

Sanal Ofis Nedir? Hazır Ofis Nedir?

Sanal ofis, işiniz için sabit bir adres verebileceğiniz, kargolarınızın karşılandığı ve müşterileri toplantılarınızı gerçekleştirebileceğiniz ancak çalışma alanınızın (masa, koltuk vb.) olmadığı bir ofis çözümüdür. Hazır ofis ise, sadece bilgisayarınızı getirip çalışmaya başlayabileceğiniz, mobilyasından internet bağlantısına, çay-kahveden sekreterlik hizmetine kadar tamamen oturulup çalışmaya hazır olan ofis sistemidir.

Sanal Ofisi Kimler Tercih Etmeli

Sanal ofis çözümleri daha çok home office çalışan, iş nedeni ile yoğun seyahat eden, danışmanlık veren kişiler, girişimciler gibi fiziki bir çalışma alanına ihtiyacı olmayan ancak profesyonel bir imaj için merkezi bir ofis lokasyonuna ihtiyaç duyanlar için uygun bir çözümdür. Sanal ofis kullanımında firmanızın yasal bir adresi olur, lounge alanında sınırsız çay ve kahve ikramından faydalanabilirsiniz, gelen çağrılarınız ve firmanıza gelen kargolar karşılanır, müşterileriniz ile gerçekleştireceğiniz toplantılarınız için profesyonel toplantı odalarından faydalanabilirsiniz. Ayrıca Plaza Cubes’ta düzenlenen etkinliklere ücretsiz katılabilir, birçok sektörden onlarca profesyonel ile networking imkanı bulursunuz.

Hazır Ofisi Kimler Tercih Etmeli

Hazır ofis, size standart bir ofiste ihtiyacınız olacak her hizmeti sunmak için tasarlanmıştır. Teknolojik ve konforlu çalışma ve dinlenme alanları, siz ve müşterileriniz için sınırsız çay ve kahve ikramı, sekreterlik servisi, profesyonel toplantı odası kullanımı gibi hizmetleri uygun ücretler karşılığında edinebilirsiniz. Fiziki bir çalışma alanına ihtiyaç duyan tek kişilik firmalar (avukatlar, muhasebeciler, danışmanlar, yatırımcılar, freelance çalışanlar, girişimciler, vb.) ya da küçük ve orta ölçekli büyüklükteki ekipler için uygun bir çözümdür. Ayrıca hazır ofis ile her ay kira, internet, elektrik, telefon gibi giderleri, ekstra çalışan maaşları, sigortaları ile tek tek ilgilenmek durumunda kalmazsınız. Sekreter, güvenlik, temizlik, it altyapısı, müşteri toplantıları öncesi toplantı odası hazırlığı ve kargo gibi kalemler için ayrıca masraf yapmazsınız. Diğer ofislerde çalışan farklı sektörlerdeki başarılı firmalar ile tanışma imkanı bulursunuz. Ayrıca otopark ya da vale hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.

Hem sanal hem de hazır ofis çözümlerinin kendine özgü farklı faydaları olduğu gibi en önemli ortak noktaları sabit giderlerinizi düşürmesi, kira, eleman, demirbaş gibi ayrı maliyet kalemleri ile uğraşmanıza gerek kalmaması ve farklı firmalar ile bir arada çalışma ve networking olanaklarıdır. Ayrıca her iki ofis çözümünde de uzun süreli kontratlar imzalamak zorunda kalmazsınız.

Sizin seçiminiz hangisi? Hazır ofis mi? Sanal ofis mi?

Hazır Ofis Seçmeden Önce Cevaplanması Gereken 5 Soru

Bir süre önce kurumsal hayata veda edip, serbest çalışmaya başladınız. En başta “Evden çalışırım canım ne olacak?” dediniz. Elinizde çayınız, üzerinizde rahat kıyafetleriniz evinizin konforunda çalışmak çok cazip geliyordu. Zaten bir bilgisayar ve internet bağlantısı yetiyordu sizin için. Ancak bir süre sonra çalan kapı, çat kapı gelen misafir, bir türlü gerçekten çalıştığınızı kabullenemeyen eşiniz dostunuz sebebiyle verimli çalışamaz oldunuz. Bu sefer, tıpkı mesaiye gider gibi, yüklenip tabletinizi laptopunuzu kafelerin yolunu tuttunuz. Aynı 30-35 yaş arası, sizinle benzer durumdaki diğer serbest çalışanlar- bloggerlar, IT’ciler, modacılar, reklamcılar, metin yazarları gibi… Ama sonra buralarda da sorun yaşamaya başladınız. Toplantı yapmak gerektiğinde ya da örneğin fotokopi çekmeniz gerektiğinde yine yollara düşmeniz gerekti. Önemli bir telefon görüşmesi yaparken, yan masadan kahkahalar yükseliverdi.
Ve siz yeni ve verimli bir çalışma ortamının arayışına girdiniz. “Küçük bir ofis mi kiralasam acaba?” diye düşündünüz. Sonra sabit ofis yatırımı, kira, bakım, telefon, telefonlara bakacak eleman…. Bu yatırımlar gözünüzde büyüdü. İçiniz daraldı. Halbuki şöyle anahtar teslim bir yer olsa. Belli bir disiplini olan, ama esnekliğini de koruyabilmiş. Etrafınızda, genç dinamik sizi besleyecek insanlar olsa ama onlara bağlı da olmasanız.
Sonra “hazır ofis”i duydunuz! Araştırdınız, bir takım isimler çıktı karşınıza. Peki ama nasıl seçim yapacaksınız? Hazır ofis ya da iş hayatındaki adıyla “coworking” çalışma alanı seçerken nelere dikkat etmelisiniz? Hangi sorulara cevap aramalısınız?

1.  Müşterisine özen gösteriyor, önem veriyor mu?  

Herhangi bir şey alacak olsanız ne yaparsınız? Kullanıcı yorumlarına bakarsınız değil mi? Hazır ofis için de bunu yapabilirsiniz. Sosyal medya hesaplarına bakın, internette hakkında yapılmış yorumlara bakın. Çalışanların yüzü ne kadar gülüyor? Ortam nasıl? Çalışanları bir araya getiren, network fırsatı sunan ya da gelişimlerine yönelik faaliyetler oluyor mu? Kullanıcılar sürekli kullanıcılar mı, yoksa sürekli bir sirkülasyon mu var? Ofis alanları, ortak kullanım alanları nasıl? Sanal olarak bu önbilgiyi topladıktan sonra, finale kalanlara bizzat gidip ortamı inceleyebilir hatta mümkünse deneme sürüşü yapabilirsiniz!

 

2. Merkezi bir yerde mi? 

Ciddi ve sıcak bir ofis  ortamında çalışayım derken, trafikte saatler geçirmek de istemezsiniz tabi. Hem sizin hem de toplantı yapacağınız müşterilerinizin kolaylıkla ulaşabileceği, toplu ulaşım araçlarıyla gidip gelmenin de kolay olduğu lokasyonlar daha avantajlıdır. Bu yüzden araba ile gitmiyorsanız kaç vasıta ile ulaşabildiğinizi, ne kadar sürede gidebildiğinizi mutlaka göz önünde bulundurun.

3. Farklı bütçelerde farklı üyelik seçenekleri sunuyor mu? 

İhtiyacınıza göre şekillenen farklı  paketleri mevcut mu? Çalışma şevki veren, girişimciliğinizi destekleyen, size özel şekillenmiş  rasyonel bütçeli alternatifler sunulması önemlidir. Bilgi alma sürecinizde, kurumun size yaklaşımı, sizi ve ihtiyaçlarınızı ön plana almaları, isteklerinize hızlı ve tatmin edici cevaplar vermeleri , sizi prosedürlere boğmak yerine öz ve net bir şekilde bilgilendirmeleri de çok önemlidir.

4. Yan ofiste kim oturuyor? 

Mutfaktan içeceğinizi alırken, ofis cihazlarını kullanırken, asansörde inip çıkarken hangi sektörden, ne nitelikte  insanlarla karşılaşacağınız önemli. Hem network oluşturmanız için önemli, hem de keyifle gelip-gitmeniz için. Yaptığınız işi tamamlayan sektörlerden ya da birçok farklı sektörden kişilerin bulunduğu, paylaşıma ve yardımlaşmaya açık, ufkunuzu açacak ofis komşularınız olsa mesela?  Tabi eğer siz de buna açıksanız.

plaza cubes ortak çalışma alanı görseli

5.  Çalışma alanı sunmanın dışında katma değerleri var mı? 

Etkinlikler, eğitimler, sosyal yardım projeleri… İş yapmanın ötesinde sizi geliştiren, ruhunuzu da besleyen aktiviteler de karar verirken bakmanızı tavsiye ettiğimiz kriterlerden.

 

İster kabul edin ister etmeyin, sanal ya da hazır bir ofis kiraladığınızda aslında yepyeni bir ailenin içine giriyorsunuz. Bu yüzden seçtiğiniz hazır ofisin, yaratıcılığınızı ve çalışma isteğinizi besleyen bir ortam olması en önemlisi. Nereden mi biliyoruz? İlk günkü özenimizle yüzlerindeki gülücüğü korumaya çalıştığımız 650 kişilik ailemizden!

Freelance Çalışma & Ofis Hayatına Nasıl Hazırlanabilirsiniz?

Günümüzde iyice artan freelance sisteminin ilerleyen dönemlerde daha da yaygın hale geleceğinden şüphemiz yok.  Freelance çalışmak nedir peki?  Bir firmaya bağlı olmaktansa birkaç firmanın size bağlı olmasıdır aslında. Tercihen sabit bir çalışma alanınız ve belli mesai saatleriniz olmadan genelde proje özelinde çalışırsınız. Freelance çalışmak kulağa güzel gelse de beraberinde birçok zorluğu getirdiğini de unutmamak gerek. Her ne kadar ofis alanlarında çalışmak daha sıkıcı gelse de, bu alanlar çoğu zaman bizde yarattıkları ‘çalışma alanı’ hissiyle konsantre olmamızı kolaylaştırır.

Freelance çalışmaya karar verdiyseniz her şeyden önce bir plan oluşturun kariyer hedeflerinizi belirlemeyi unutmayın; kısa vadede ve uzun vadede hedefleriniz neler? Hepsini not edin, kısa vadeli hedeflerinizle uzun vadeli hedeflerinizi birbirinden ayırmayı unutmayın. Başaracağınıza inandığınız konuları hedef edinin ki bu başarılarla motive olup kendinizi geliştirin. Kısa vadedeki hedefleriniz uzun vadedekilere kıyasla daha elde edilebilir olmalı. Kendinizi denemek adına kısa vadeli hedeflerinizi zorlaştırıp hayal kırıklıkları yaratmayın deriz.

Hazırlıklı olun

Öncelikle freelance sabit gelirli bir iş olmadığı için iniş çıkışlara hazır olun, her zaman için projesiz dönemlere hazır olacak miktarda bir parayı kenarda tutun deriz. Proje alamadığınız dönemlerde motivasyonunuzun düşmesine izin vermeyin. Ayağımızın takıldığı taşların bizi korkutmasına izin vermeyin, düşmekten korkmayın. Önemli olan düşerken temkinli olup tekrar kalkabilmek. Bütün doğa sporlarında öğretilen ilk konulardan birinin ‘doğru düşmek’ olduğunu unutmayın lütfen.

Doğru Alanda Çalışın

Mutlaka yeteneklerinizin, tecrübelerinizin ve birikiminizin farkındasınızdır. Fakat yine de bu konu üzerine uzunca düşünüp yoğunlaşmak istediğiniz alanları belirleyin. Kendinize seçtiğiniz konuları sevmeniz de en az o konularda başarılı olmanız kadar önemli. Denetimden uzak çalışacağınız için işinizi severek ve isteyerek yapmanız şart.

Doğru Sektörlere Karar Verin

Alanlarınız konusunda karar verdikten sonra hizmet vermeyi düşündüğünüz sektörleri belirleyin, sadece para kazanmak adına tüm sektörlerle çalışamazsınız. Keyif aldığınız, kişisel ilginizin olduğu sektörler başarınızı körükler.

Network Kazandırır

Freelance çalışırken alanınızda kendinizi ispatlayana kadar ciddi bir çevre edinmeniz gerek. Unutmayın freelance çalışırken ilk başka siz işe gidersiniz, işin size gelmesi için kendinizi kanıtlamanız gerek. Girdiğiniz her ortamı, gittiğiniz her yeri fırsata çevirebilirsiniz, yeter ki işinizi sevin.

Plan yaratın

Her şeyden önce planlı olun, işlerinizi düzenli bir şekilde organize edin. Kulağa klasik gelen; fakat olmazsa olmaz ‘yapılacaklar listesi’ sizin için düşündüğünüzden daha verimli olacaktır. Freelance çalışma sisteminin beraberinde getirdiği esneklik ve özgürlük bazen işleri zorlaştırabilir. Çalışma disiplininizi kontrol eden bir güç belirli mesai saatleri söz konusu olmadığı için öz disiplin ile hareket etmelisiniz. Bu bazen düşündüğümüzden daha zor olabilir; fakat bunu da halledebiliriz. Günlük hatta haftalık planlar bu konuda oldukça yardımcı olacaktır.

Doğru Çalışma Alanı

Sosyal alanınızla çalışma alanınızı birbirinizden ayırmanızı öneririz, bu tamamen insan psikolojisiyle ilgili bir konu. Evde pijamalarla çalışma devri bitiyor artık, insanlarla bir araya gelip tanışmak, konuşmak bir network yaratmak gerek. Siz de çıkın evden, farklı insanlarla çalışıp farklı kapılar açın kariyerinize. Tabi bunu bir kafede kahve içerken yapma ihtimaliniz bir hayli düşük. Bu gibi bir durumda freelance ofis seçeneklerini değerlendirin deriz. Plaza Cubes Sabit Masa alanlarını ister birkaç saat için, ister bir aylık, ister bir yıllık kiralayabilirsiniz. Kendinize ait bir masanız, kilitli bir masanız olsun. Sabit Masa’de çalışan diğer insanlarla tanışın, yeteneklerinizin keşfedilmesine izin verin.

Profesyonel Olun

Freelance çalışırken sizi zorlayacak konulardan biri de telefon ve toplantı trafiği olacaktır. İşlerinizle doğru orantılı olarak artan telefonlar, toplantılar ve hatta postalar bir süre sonra ciddi zamanınızı alacak. Müşterileriniz sizinle toplantı yapmak istediğinizde onları evinizin oturma odasında ağırlamak profesyonel olmaktan bir hayli uzak, aynı durum kafeler için de geçerli tabi. Kargolarınız için bir adrese ihtiyacınız olacak, bir de telefonlar var tabi, işinizi bölmeye hazır gelen zamansız telefonlar. Bu konular için sanal ofis seçeneğini değerlendirmenizi öneririz. Sanal ofis paketleri tüm ihtiyaçları karşılayacak şekilde maksimum hizmet, minimum ücret düşünülerek hazırlanmıştır. Her paketin farklı toplantı salonu ve ofis odası kullanma hakkı vardır. Bununla birlikte hangi paketi kullanırsanız kullanın Sanal ofis hizmetleri çalışma alanlarından sınırsız olarak faydalanabilirsiniz. Yani siz evinizde ya da ortak çalışma alanında işlerinizi hallederken, biz sizin yerinize telefonlarınızı açar, kargolarınızı teslim alır ve size gerekli bilgilendirmeyi yaparız. Böylece hem profesyonel bir iş adresiniz, hem de daha çok vaktiniz olur. Ayrıca toplantı odalarınız da sizin için hazırlanır.

Sanal Ofis ve Sabit Masa hizmetleriyle freelance çalışmak çok daha kolay. İstanbul’da 7, Ankara’da 2 farklı konumda sizlerin ihtiyaçlarınıza en doğru çözümü bulmak için çalışıyoruz. Biz telefonlarınıza bakalım, kargolarınızı alıp gidecek kargolarınızı teslim edelim, toplantılarınızı organize edelim, sizse sadece işinize odaklanın. Çünkü biz de sizi mutlu etmek üzere işimize odaklandık.